Prüfung von A - Z

VORWORT 

Das Amt Rechnungsprüfung, Revision, Korruptionsprävention der Kolpingstadt Kerpen möchte hier wesentliche Begriffe aus der
Prüfungstätigkeit allgemeinverständlich erläutern und damit in einem weniger bekannten Ressort der Kommunalverwaltung
Transparenz schaffen.

In der Kommunalverfassung unseres Bundeslandes, der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW), wird der
Begriff "örtliche Rechnungsprüfung" festgeschrieben und auch, dem Gesetzestext folgend, im Rahmen der Begriffserklärungen verwendet.

Dieser Begriff löst aber bezüglich unserer Tätigkeiten falsche Assoziationen aus, führt möglicherweise zu Missverständnissen bei
Außenstehenden. Denn die moderne Prüfung erschöpft sich nicht nur im numerischen Nachvollzug einer Rechnungslegung. 
Sie erstreckt sich vielmehr auch auf das hinter den Zahlen und Daten steckende Verwaltungshandeln.

Die vom Gesetzgeber gewollte, zeitgemäße Prüfungstätigkeit enthält daher Merkmale einer umfassenden Revision, beurteilt neben
der Rechtmäßigkeit auch die Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit innerhalb der Kommunalverwaltung.

Diese Sichtweise findet nunmehr seit Mai 2016 Niederschlag im Namen des Amtes 14 der Verwaltung der Kolpingstadt Kerpen:

                                               "Rechnungsprüfung, Revision, Korruptionsprävention".       
         
                                                 

Zielgruppe dieses Glossars sind zunächst alle Beschäftigten der Kolpingstadt. Über diese Internetseite sollen aber auch alle
interessierten Bürgerinnen und Bürger angesprochen
werden. Schließlich wendet es sich an die Verantwortlichen in der Politik,
denen ebenfalls eine wichtige Kontrollfunktion zukommt.
Auf eine Vollständigkeit der Ausführungen wird ebenso wie auf die Angabe von Rechtsvorschriften und Quellenangaben der
Übersichtlichkeit wegen grundsätzlich verzichtet.

 

A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

 

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 


  A

 
Ablauf der Prüfung


Eine Prüfung erfolgt grundsätzlich nach einem bestimmten Schema. 
Am Anfang steht die Vorbereitung auf die Prüfung. Danach folgt die eigentliche Prüfungsdurchführung. Das Prüfungsergebnis wird in einem Prüfungsbericht festgehalten. Im Ausräumungsverfahren wird der geprüften Stelle Gelegenheit gegeben, sich zum Prüfungsbericht zu äußern. Der Prüfungsrückblick dient der Qualitätssicherung (Was war gut? Was ist zu verbessern?). Eventuell erfolgt noch ein zusammenfassender Bericht der örtlichen Rechnungsprüfung an die Politik bzw. an die Verwaltungsspitze.

 

 
Aufgaben der örtlichen Rechnungsprüfung


Die Aufgaben ergeben sich insbesondere aus der Gemeindeordnung, der Landeshaushaltsordnung und dem Korruptionsbekämpfungsgesetz des Landes NRW sowie aus der Rechnungsprüfungsordnung der Kolpingstadt Kerpen.
Durchzuführen sind demnach die Prüfungen des Jahresabschlusses, des Gesamtabschlusses, der Finanzbuchhaltung und der Zahlungsabwicklung, der im Bereich Finanzen angewendeten Buchführungssoftware, der Finanzvorfälle im Sinne der Landeshaushaltsordnung, der Vergaben, der Entscheidungen und Verwaltungsvorgänge aus delegierten Aufgaben (z.B. Sozialhilfe) sowie weitere gesetzlich übertragene Aufgaben (z.B. Testate gemäß dem Kommunalinvestitionsförderungsgesetz). Grundsätzlich geht es darum, das Verwaltungshandeln auf Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit zu überprüfen.
Zu den weiteren Prüffeldern können somit auch Betätigungsprüfungen, Visa-Kontrollen, Prüfungen von Gebührenbedarfsberechnungen, Kosten-rechnungen, bautechnische Prüfungen, gutachtliche Stellungnahmen oder gesonderte Prüfaufträge für Rat, Rechnungsprüfungsausschuss und Bürgermeisterin/Bürgermeister gehören.  
Das Amt für Rechnungsprüfung, Revision, Korruptionsprävention berät und leistet Hilfestellung – auf Anforderung oder aufgrund eigener Initiative; es wirkt in verschiedenen Arbeitskreisen mit und ist schlussendlich nicht nur Prüfeinrichtung im Sinne des Korruptionsbekämpfungsgesetzes NRW, sondern auch Antikorruptionsstelle der Kolpingstadt Kerpen.

 

 
Ausräumungsverfahren


Während oder nach Abschluss einer Prüfung, jedoch vor Erstellung des abschließenden Prüfungsberichtes, erhalten die Geprüften zunächst Gelegenheit, sich zu den Prüfungsbemerkungen zu äußern. Die Einlassungen werden von der örtlichen Rechnungsprüfung nochmals gewürdigt und ggf. in den Endbericht eingearbeitet.  

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung

 


  B

 
Befugnisse der örtlichen Rechnungsprüfung


Die Prüfenden können Aufklärungen und Nachweise verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind. Im Rahmen der Prüftätigkeiten sind also umfangreiche Informations- und Auskunftsrechte, Aushändigungs- und Akteneinsichtsrechte sowie Besichtigungs- und Betretungsrechte gegeben. Darüber hinaus hat die örtliche Rechnungsprüfung ein Recht auf Teilnahme an den Sitzungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse.

 

 
Beratung


Beratung ist eine freiwillige Serviceleistung der örtlichen Rechnungsprüfung, wie ein Soll-Zustand erreicht werden kann. Die Initiative zur Beratung kann sowohl vom Prüfenden als auch vom zu Beratenden ausgehen.
Die Empfehlungen sollen der geprüften Verwaltung helfen, rechtmäßig, zweckmäßig und wirtschaftlich zu arbeiten. Ob bzw. inwieweit die Verwaltung die Empfehlungen berücksichtigt, entscheidet sie allerdings eigenverantwortlich. 

 

 
Bestätigungsvermerk


Nach der Gemeindeordnung NRW hat die örtliche Rechnungsprüfung im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses oder Gesamtabschlusses einen Bestätigungsvermerk oder einen Vermerk über seine Versagung abzugeben. Der Abschlussprüfer/die Abschlussprüferin testiert also insoweit, ob der Abschluss, seine Bestandteile sowie die Buchführung mit den rechtlichen Bestimmungen übereinstimmen oder nicht.

 

 
Betätigungsprüfung


Erstreckt sich auf die Betätigung der Kommune in Gesellschaften/ Unternehmen in privater Rechtsform.
Prüfungsgegenstand ist aber nicht die Geschäftstätigkeit der/des geprüften Gesellschaft/Unternehmens, sondern die Beteiligungsverwaltung der Kommune auf hinreichende Erfüllung der Prüfungs-, Überwachungs- und Steuerungsfunktionen. 

 

 

 

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung 

 


  C

 
Compliance


Compliance bedeutet Regeltreue. Gemeint ist, dass sich die Stadtverwaltung und die städtischen Einrichtungen oder Unternehmen an das geltende Recht halten. Hierzu gehören sowohl das externe Recht wie Gesetze und Verordnungen als auch interne Regelungen, wie z.B. Dienstanweisungen.

 Buchstabe

 

Stichwort 

Kurzbeschreibung 


  D

 
Datenschutz


Die örtliche Rechnungsprüfung hat das Recht, Aufklärung und Nachweise zu verlangen, die für eine sorgfältige Prüfung notwendig sind. Das Landesdatenschutzrecht in NRW steht dem nicht entgegen, sondern räumt der Rechnungsprüfung sogar eine Sonderstellung ein. 

 

 
Dienstanweisung für die örtliche Rechnungsprüfung


Die Neufassung der Dienstanweisung für die örtliche Rechnungsprüfung ist vom Rat der Kolpingstadt Kerpen am 23.06.2015 erlassen worden. Sie enthält Regelungen für den inneren Dienstbetrieb und über die Art der Aufgabenwahrnehmung bei der örtlichen Rechnungsprüfung.

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 


  E

 
Effektivität


Siehe Zweckmäßigkeit

 

 


Effizienz 


Siehe Wirtschaftlichkeit

 

 

 

 

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung 

 


 F


 Fehleranalyse


Festgestellte Unzulänglichkeiten im Rahmen einer Prüfung sollen ebenso klar dokumentiert und mit den geprüften Stellen erörtert werden, wie die daraus erwachsenen Möglichkeiten, zukünftig ordnungsgemäß zu agieren. Anzustreben ist eine möglichst beanstandungsfreie, aber auch effiziente und praxisnahe Verwaltungstätigkeit.

 

 
Finanzbuchhaltung


Die Finanzbuchhaltung erledigt die Buchführung sowie die Zahlungsabwicklung (siehe auch Erläuterungen ebenda).
Alle Geschäftsvorfälle sowie die Vermögens- und Schuldenlage sind nach dem System der doppelten Buchführung und unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) in den Büchern klar ersichtlich und nachprüfbar aufzuzeichnen. Die laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses obliegt der örtlichen Rechnungsprüfung als gesetzliche Pflichtaufgabe. 

 

 
Follow-Up-Prüfung


Hierbei handelt es sich um eine gesonderte Nachschauprüfung.
Es soll geprüft werden, ob die bei einer früheren Prüfung gemachten Feststellungen, Empfehlungen und/oder Maßnahmen beachtet bzw. umgesetzt worden sind. 

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 

 
 G

 
Gemeindeprüfungsanstalt


Die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA NRW) mit Sitz in Herne ist die landesweit einzige überörtliche Prüfungs- und Beratungsinstanz. Sie ist in ihrer überörtlichen Prüffunktion Teil der Aufsicht des Landes. Unter anderem sind die Inhalte der überörtlichen Prüfung in der Gemeindeordnung NRW normiert; mit Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements erfolgte hier eine Neuausrichtung hin zur Sachgerechtigkeit und Wirtschaftlichkeit. 

 

 
Gesamtabschlussprüfung


Die Prüfung des Gesamtabschlusses ist eine neue Pflichtaufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung. Der kommunale Gesamtabschluss ist vergleichbar mit einem Konzernabschluss in der freien Wirtschaft. Er fasst den Jahresabschluss der Kernverwaltung mit den Jahresabschlüssen der einzubeziehenden Einrichtungen und Unternehmen (z.B. Eigenbetriebe, Anstalten des öffentlichen Rechts, GmbHs, AGs) zusammen.
Ziel ist die rechnungslegende Gesamtdarstellung der Stadt und ihrer Auslagerungen/verselbständigten Bereiche, ein verbesserter Gesamtüberblick über die Schulden-, Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des „Konzerns“ Stadt. Die Prüfung schließt mit einem Bestätigungs- oder Versagungsvermerk ab. 

 

 
Grün


Grün ist die Farbe der örtlichen Rechnungsprüfung. Grundsätzlich ist nur sie berechtigt, ihre schriftlichen Bemerkungen in grüner Schrift abzugeben; siehe auch Kennzeichnung geprüfter Unterlagen. 

 


Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung für Kommunen (Gob-K)


Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung sind Regeln, damit eine dem Zweck des gemeindlichen Haushaltsrechts entsprechende Buchführung durch die Gemeinden vorgenommen und ein gemeindlicher Jahresabschluss und Gesamtabschluss aufgestellt werden können. Die örtliche Rechnungsprüfung hat die Aufgabe, die Einhaltung dieser Grundsätze im Rahmen ihrer Prüfung begleitend oder im Nachhinein zu prüfen.

 

 
Gutachtliche Stellungnahme


Die gutachtliche Stellungnahme ist ein Spezialfall der Beratung. Kennzeichnend hierfür ist, dass die Beratung unter Würdigung des relevanten Sachverhalts und der maßgeblichen Rechtsvorschriften besonders intensiv erfolgt.

 

 

 

 Buchstabe

Stichwort 

 Kurzbeschreibung

 

  H

 Haken


Siehe Kennzeichnung geprüfter Unterlagen.
 

 

 Hinzuziehung von Dritten

Die örtliche Rechnungsprüfung kann sich mit Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses Dritter als Prüfer bedienen. Ob und in welchem Umfang dies geschehen soll, fällt allein in die Entscheidungskompetenz der örtlichen Rechnungsprüfung.

 

 

 

Buchstabe

Stichwort

 

Kurzbeschreibung

 
 I


Institut der Rechnungsprüfer (IDR) e.V.


Berufsverband der öffentlichen Finanzkontrolle/Rechnungsprüfung mit rd. 500 Mitgliedern (Körperschaften aus dem kommunalen, sonstigen öffentlichen sowie kirchlichen Bereich). Fusion mit der VERPA (s.a. ebenda) in der IDR-Landesgruppe NRW zum 01.03.2015.
Mit dem Institut der Rechnungsprüfer ist eine Plattform geschaffen geworden, die die öffentliche Rechnungsprüfung bei der Umsetzung der neuen Anforderungen unterstützt und länderübergreifend weiterentwickelt.
Ziele: Unterstützung und Beratung, Förderung der Fachgebiete, Verbesserung der Qualität durch Vernetzung und Austausch, systematischer Erfahrungsaustausch, Entwicklung moderner Prüfungsmethoden, Weiterentwicklung der Rechnungslegung, Interessenvertretung der Prüfenden.

 


Internes Kontrollsystem (IKS)


Das IKS umfasst alle fest installierten, stadtinternen Kontrollen und organisatorischen Sicherungsmaßnahmen, die zur Vermeidung und Aufdeckung von Fehlern und Verstößen in Geschäftsprozessen dienen.
Zu den wesentlichen Zielen des IKS gehören die Sicherung des Vermögens der Kommune, die Sicherstellung der korrekten Daten für den Jahresabschluss und die Einhaltung sämtlicher Vorschriften, die für eine ordnungsgemäße Planung und Bewirtschaftung der kommunalen Haushaltsmittel von Belang sind. Je qualitativ ausgefeilter ein IKS ist, umso mehr wird der Aufwand für Prüfungshandlungen reduziert.

 

 

 

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung 

 

 
 J


Jahresabschlussprüfung


Die Prüfung des Jahresabschlusses ist eine zentrale Pflichtaufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung. Die Prüfung schließt mit einem Bestätigungs- oder Versagungsvermerk ab. Der Jahresabschluss soll die Rechenschaft über die Haushaltsführung nach Ablauf des Haushaltsjahres liefern, und ist damit das Gegenstück zum Planungsinstrument Haushaltsplan.
Er gliedert sich in die Ergebnisrechnung, die Finanzrechnung, die Teilrechnungen, die Bilanz und den Anhang. Dem Jahresabschluss ist ein Lagebericht beizufügen. Ziel dieses Rechnungslegungsinstrumentes ist ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Schulden-, Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage der Stadt darzustellen.

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung  

 


  K

 
Kennzeichnung geprüfter Unterlagen


Die Kennzeichnung geprüfter Dokumente nehmen die Prüfer/Prüferinnen handschriftlich mit Datum und Namenszeichen (Paraphe), mit einem Prüfungsstrich bzw. Prüferhaken oder aber einem Stempelaufdruck „geprüft“, jeweils in grüner Farbe, vor.  

 

 
Korruptionsprävention


Vor dem Hintergrund, dass sich die Korruption in den letzten Jahren zu einem gravierenden gesellschaftlichen, wirtschaftlichen und politischen Problem entwickelt hat, bedarf es auch auf kommunaler Ebene einer besonders sensiblen Wachsamkeit.
Korruption schädigt das Ansehen der Verwaltung und ihrer Beschäftigten und untergräbt das Vertrauen der Bürger in den Rechtsstaat. Zur Verhinderung von Manipulationen und zur Bekämpfung von Korruption wird die örtliche Rechnungsprüfung stets mit kritischer Aufmerksamkeit Obacht geben und im Bedarfsfalle entsprechende Maßnahmen im Lichte einer effektiven und praxisnahen Verwaltungsarbeit anregen.

 

 

 

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 


 L


Leistungsverzeichnis


Das Leistungsverzeichnis (LV) bildet zusammen mit den nachgenannten Bestandteilen die Grundlage für die Angebotskalkulation von Baumaßnahmen, Beschaffungen von z.B. Maschinen, Geräten und Fahrzeugen sowie Dienstleistungen. Das LV ist häufig nach Leistungsbereichen gegliedert.
Es besteht aus einer Vielzahl von Einzel- bzw. Teilleistungen, die wiederum als Positionen inhaltlich unterschiedlich strukturiert werden. Häufig wird das LV durch eine allgemeine Beschreibung (z.B. Bau eines Bürgerzentrums) des Vertragsgegenstandes, und/oder bestehende Regelwerke, Normen und Vorschriften ergänzt. Teilweise werden auch vereinheitliche Textbausteine zur Beschreibung der Leistung verwendet.
Die Vorteile des LV’s sind im Allgemeinen die klare und vollständige Darstellung des gesamten Vertrags-Solls auch als Grundlage für die Einholung mehrerer vergleichbarer Angebote im Wettbewerb und die nachfolgende Erstellung eines Preisspiegels.

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 


 M


Maßstäbe der Prüfung


Prüfungsmaßstäbe sind Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. Hieraus ergibt sich der von der Verwaltung zu beachtende Soll-Zustand. Bei der Prüfung handelt es sich im Kern um einen Soll-/Ist-Vergleich (s.a. unter "Prüfung")

 


Methoden der Prüfung


Für die Art und Weise der Prüfung (das „Wie“) gibt es verschiedene Methoden. Die örtliche Rechnungsprüfung entscheidet jeweils im Einzelfall, wie sie eine Prüfung durchführt. So werden z.B. bei einer Stichprobenprüfung gezielt oder zufällig ausgewählte Vorgänge untersucht. Bei einer Vollprüfung, die nur ausnahmsweise stattfinden kann, erfolgt hingegen eine lückenlose Prüfung des Prüfobjektes.

 

 

 

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 

 
 N


Neues Kommunales Finanzmanagement (NKF)


Das „Neue Kommunale Finanzmanagement“ (NKF) entspricht in wesentlichen Teilen dem Rechnungswesen nach dem Handelsgesetzbuch (HGB). Das NKF stellt eine grundlegende Reform der bisherigen kommunalen Haushaltswirtschaft dar. Die wesentlichen Bestandteile des NKF sind dabei die Ergebnisrechnung, die Finanzrechnung und die Bilanz. Die Bilanz (auch Vermögensrechnung genannt) stellt zum Bilanzstichtag das kommunale Vermögen und dessen Finanzierung (Eigen- und Fremdkapital) dar.
Die Ergebnisrechnung entspricht der kaufmännischen Gewinn- und Verlustrechnung. Sie erfasst periodengerecht Aufwendungen und Erträge und bildet damit den Zuwachs und Verbrauch von Gütern und Dienstleistungen ab. Die Finanzrechnung umfasst alle Einzahlungen und Auszahlungen der Kommune und macht Angaben zur Liquiditätsentwicklung.

 


Nutzen der Rechnungsprüfung


Die Tätigkeit der örtlichen Rechnungsprüfung erstreckt sich nicht allein auf die Kontrolle der Verwaltung. Sie soll ausdrücklich auch Nutzen stiften. Dazu muss sie ihre Prüfungsergebnisse verständlich und überzeugend darstellen und um deren Akzeptanz werben. Wenn ihre Prüfungsergebnisse umgesetzt werden und die Verwaltung dadurch einen rechtmäßigen, zweckmäßigen oder wirtschaftlichen Zustand herstellt, hat die örtliche Rechnungsprüfung auch einen Wirkungsnutzen erzielt.

 

 

 

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 

 
 O


Örtliche Rechnungsprüfung

Ab einer bestimmten Größenordnung haben die Kommunen in Nordrhein-Westfalen eine örtliche Rechnungsprüfung einzurichten. Nach den Bestimmungen der Gemeindeordnung NRW ist diese Verpflichtung den kreisfreien Städten sowie den Großen und Mittleren kreisangehörigen Städten auferlegt. Die Bezeichnung der für die örtliche Rechnungsprüfung zuständigen Organisationseinheit variiert z.B. von „Rechnungsprüfungsamt“ bis hin zum „Revisionsamt“ oder „Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revision“, s.a. die Ausführungen im Vorwort zu diesem Glossar.

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 

 P

Pflicht zur Einrichtung der örtlichen Rechnungsprüfung


Siehe Ausführungen zu „Örtliche Rechnungsprüfung“.

 


Pflichten der örtlichen Rechnungsprüfung


Hierzu gehört insbesondere die Berichterstattungspflicht gegenüber dem Rat und dem Rechnungsprüfungsausschuss. Durch diese Berichterstattung unterstützt die örtliche Rechnungsprüfung die Politik bei der Kontrolle des Verwaltungshandelns.

 


Prüfung


Bei der Prüfung handelt es sich um einen Soll-/Ist-Vergleich. Es wird festgestellt, ob etwas so ist, wie es sein soll. Kennzeichnend für die Prüfung ist, dass die Prüfenden weisungsfrei tätig sind und am Prüfungsgegenstand (z.B. Vergabe von Bauaufträgen) nicht selbst mitgewirkt haben.

 


Prüfung der Buchführungssoftware


Nach der Gemeindeordnung NRW obliegt der örtlichen Rechnungsprüfung bei Automationen im Bereich der Haushaltswirtschaft die Prüfung der Programme vor ihrer Anwendung.
Für die Prüfung der von der Kommunalen Daten-Verarbeitungs-Zentrale Rhein-Erft-Ruhr (KDVZ) den Anwendern überlassenen EDV-Programme sind Fachprüfer/innen erforderlich, die bei der Kolpingstadt Kerpen nicht vorhanden sind. Die Kolpingstadt Kerpen ist der KDVZ in Frechen angeschlossen und gehört zu den Zweckverbandsmitgliedern.
Nach den Festlegungen in der Zweckverbandssatzung wird die Prüfungsaufgabe durch das Rechnungsprüfungsamt der KDVZ wahrgenommen.

 


Prüfungsberichte, Prüfungsvermerke


Das Ergebnis einer Prüfung wird in einem Prüfungsbericht und/oder Prüfungsvermerk schriftlich dokumentiert. Die Berichterstattung muss gewissenhaft, unparteiisch, wahrheitsgetreu und klar verständlich sein. Mittels im Schriftbild hervorgehobener Prüfungsbemerkungen werden im Prüfungsbericht wesentliche Ergebnisse der Prüfung aufgezeigt.

 

 

 
Prüfungscontrolling


Zur zielgerichteten Steuerung der Prüfungsaktivitäten bedarf es bei jeder örtlichen Rechnungsprüfung eines Prüfungscontrollings. Dieses sollte auf einer Chancen- und Risikoanalyse beruhen, auf einen mehrjährigen Zeitraum ausgerichtet sein, konkrete jährlich durchzuführende Prüfungen benennen und deren Umsetzung nachhalten.

 

 
Prüfungspsychologie


Es kommt vor, dass Prüfungen von den Geprüften als Bedrohung angesehen werden. Sie befürchten, dass Fehler aufgedeckt werden und dies negative Konsequenzen für sie hat. Hieraus resultieren Widerstände gegen eine Prüfung. Um diese gering zu halten, muss die örtliche Rechnungsprüfung vertrauensbildende Maßnahmen ergreifen. Hierzu gehören eine offene Information über die Prüfung, der Verzicht auf eine Vorverurteilung oder die Kommunikation des Nutzens einer Prüfung.

Siehe auch „Wir über uns“.

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung 

 


  Q


 Qualitätsmanagement


Qualitätsmanagement in der örtlichen Rechnungsprüfung bedeutet, dass Maßnahmen ergriffen werden, um eine effektive und effiziente Prüfung zu gewährleisten. Hierzu gehören z.B. Prüfungsstandards, an denen man sich bei einer Prüfung orientieren kann.

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung 

 


  R

 
Rechnungsprüfungsausschuss

Der in jeder Gemeinde zu bildende Rechnungsprüfungsausschuss prüft den Jahresabschluss und den Gesamtabschluss der Gemeinde. Hierbei bedient er sich der örtlichen Rechnungsprüfung, die insoweit als „Hilfsorgan des Rates“ anzusehen ist. 

 


Rechnungsprüfungsordnung (RPO)


In der RPO

sind die wesentlichen Befugnisse und Pflichten der örtlichen Rechnungsprüfung enthalten. Die Neufassung der RPO der Kolpingstadt Kerpen ist vom Stadtrat am 23.06.2015 erlassen worden (s.a. Die Stadt/Ortsrecht/Allgemeine Verwaltung/Nr. 1.3.)

 


Rechtmäßigkeit


Der Grundsatz der Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns ergibt sich bereits aus dem Grundgesetz. Danach muss die Verwaltung das geltende Recht beachten. Die Kontrolle und Überwachung der Rechtmäßigkeit der gesamten Haushaltswirtschaft gehört zu den originären Aufgaben der Rechnungsprüfung.

 


Risikoorientierter Prüfungsansatz


Der ganzheitliche Prüfungsansatz macht es erforderlich, auch die Prüfungen selbst effektiv und effizient durchzuführen. Eine Vollprüfung scheidet daher bereits dem Grunde nach zumeist aus. Die Prüfungen werden im Einklang mit den vorhandenen personellen Möglichkeiten systematisch in eine ausgewogene Planung aufgenommen.
Eine spezifische Risikobewertung der Prüfungsfelder sowie eine Qualitätsbeurteilung des internen Kontrollsystems ermöglichen diese Ausrichtung. Art und Intensität der anschließend vorzunehmenden Prüfungshandlungen, insbesondere Einzelfallprüfungen, können damit bestenfalls auf ein absolut notwendiges Maß beschränkt werden.

 
 S


Stellung der örtlichen Rechnungsprüfung


Die örtliche Rechnungsprüfung ist dem Rat unmittelbar verantwortlich. Sie arbeitet in fachlicher Hinsicht weisungsfrei, entscheidet also eigenständig, was, wann, wie und mit welchem Ergebnis geprüft wird.

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 


 T


Technische Prüfung


Die Technische Prüfung ist fester Bestandteil der kommunalen Rechnungsprüfung. Die wesentlichen Tätigkeitsbereiche sind die Prüfung von Vergabevorgängen, insbesondere Leistungsverzeichnisse, die Vor-/Baubegleitende Prüfung, die Prüfung von Nachträgen, die Prüfung der Schlussrechnung, beratende und begutachtende Tätigkeiten.

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 


 U


Überörtliche Prüfung


Bei der überörtlichen Prüfung der Kommunen handelt es sich um eine im Abstand von mehreren Jahren von einer unabhängigen Prüfungsinstitution durchzuführende Prüfung. Sie erfolgt in Nordrhein-Westfalen durch die Gemeindeprüfungsanstalt (s.a. ebendort).
Örtliche und überörtliche Prüfung existieren nebeneinander aufgrund der selben gesetzlichen Regelungen. Während die örtliche Prüfung jedoch bei der Kommune selbst angesiedelt und als interne Prüfung im Rahmen der kommunalen Selbstverwaltung ausgestaltet ist, erfolgt die überörtliche Prüfung durch die externe Institution der GPA NRW als staatliche Kontrollmaßnahme des Landes NRW.

 


Unvereinbarkeiten


Zur Sicherung der Neutralität und Unabhängigkeit der Prüfung sind verschiedene Unvereinbarkeitstatbestände vorgesehen. Die Leitung und Prüfer/innen können nicht Mitglieder des Rates sein und dürfen eine andere Stellung in der Gemeinde nur innehaben, wenn dies mit ihren Prüfaufgaben vereinbar ist. Von der Unvereinbarkeit werden alle Tätigkeiten erfasst, auf die sich eine spätere Prüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung beziehen könnte sowie alle Aufgaben, die die Unabhängigkeit der örtlichen Rechnungsprüfung gefährden könnte.
Mit den Prüfungsaufgaben unvereinbar wäre es beispielsweise, gleichzeitig für die Durchführung und die Prüfung von Vergaben zuständig zu sein. Die Prüfer/innen dürfen nicht Zahlungen der Stadt abwickeln; sie dürfen nicht an der Führung der Bücher oder an der Aufstellung des Jahresabschlusses oder Gesamtabschlusses mitgewirkt haben.

 

 

 

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 


 V


VERPA (Vereinigung der Leiter/Innen örtlicher Rechnungsprüfungen in Nordrhein-Westfalen e.V.)


Im Jahre 1975 gegründeter freiwilliger Zusammenschluss von ca. 220 Leiterinnen und Leitern der örtlichen Rechnungsprüfungen kreisangehöriger Kommunen und Landkreise.

Ziel: Verbesserung der Prüfungsqualität durch Vernetzung, systematischen Erfahrungsaustausch und gemeinschaftlicher Weiterentwicklung von Prüfungsmethoden. Bis zur Verschmelzung mit der IDR zum 01.03.2015 selbständig. Siehe auch Institut der Rechnungsprüfer (IDR) e.V.

 


Vergabeprüfungen


Die Vergabeprüfung ist eine gesetzliche Pflichtaufgabe für die örtliche Rechnungsprüfung. Sie erstreckt sich auf die Vergabe von öffentlichen Aufträgen über Bauleistungen, Lieferungen und Dienstleistungen.
Dieses Prüfgebiet ist gekennzeichnet durch ein hohes Maß an Fluktuation, bedingt durch eine häufige Änderung der relevanten Rechtsvorschriften (z.B. Tariftreue- und Vergabegesetz NRW) als auch durch zahlreiche Gerichtsentscheidungen. Das Vergaberecht ist geprägt durch verschiedene Grundsätze wie den Wettbewerbsgrundsatz, das Transparenzgebot oder das Diskriminierungsverbot. Von besonderer Bedeutung hinsichtlich des anzuwendenden Rechts ist die Frage, ob bestimmte Auftragswerte (sog. Schwellenwerte) überschritten werden.

 


Visaprüfungen


Die Rechnungsprüfung prüft im Rahmen der Visakontrolle Buchungsbelege vor ihrer Zuleitung an die Geschäftsbuchhaltung. Sie erfolgt im Vorgriff auf die Jahresabschlussprüfung und besagt, dass die Anordnung „gesehen“ und grundsätzlich auf förmliche Richtigkeit hin (z.B. Anordnungsbetrag, Zahlungsgrund, Buchungsstelle, Skontofall, Feststellungsvermerke hinsichtlich Richtigkeit, Anordnungsbefugnis, Periodenabgrenzung) kontrolliert wird.

 


Vorprüfungen für den Landesrechnungshof


Die Kommunen haben nach der Gemeindeordnung NRW Vorprüfungen durchzuführen, soweit sie als Stelle außerhalb der Landesverwaltung Teile des staatlichen Haushaltsplanes ausführen, Ersatz von Aufwendungen aus dem staatlichen Haushalt erhalten oder staatliche Mittel oder Vermögensgegenstände des Landes verwalten.
Im Rahmen der Vorprüfungen sind die kommunalen Prüfungsämter an die fachlichen Weisungen des Landesrechnungshofes gebunden und diesem gegenüber berichtspflichtig. Prüfungsgebiete sind z.B. die Aufgabenbereiche Wohngeld, Unterhaltsvorschussleistungen oder Fischereiabgabe.

 

 

 

Buchstabe

Stichwort

Kurzbeschreibung

 

 
 W


Wirtschaftlichkeit


Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit bzw. Effizienz des Verwaltungshandelns verlangt, „die Dinge richtig zu tun“, also ein günstiges Verhältnis von Mitteleinsatz und Ergebnis zu erreichen. Nach dem Maximalprinzip ist mit einem bestimmten vorgegebenen Einsatz von Mitteln das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Nach dem Minimalprinzip, das dem Grundsatz der Sparsamkeit entspricht, ist ein bestimmtes vorgegebenes Ergebnis mit möglichst geringem Einsatz an Mitteln zu erzielen.

 Buchstabe

Stichwort 

Kurzbeschreibung 

 

 
 Z

 
Zahlungsabwicklung


Die Prüfung der Zahlungsabwicklung ist eine gesetzliche Pflichtaufgabe der örtlichen Rechnungsprüfung. Die Zahlungsabwicklung umfasst insbesondere die Auszahlungen, die buchhalterische Erfassung der Zahlungsströme, die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel, die Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung, das Mahnwesen und die Zwangsvollstreckung sowie weitere wichtige Aufgaben.

 

 
Zeitpunkt der Prüfung


Die örtliche Rechnungsprüfung entscheidet grundsätzlich eigenverantwortlich, wann sie prüft. Möglich sind also Vorab-Prüfungen (vor einer Entscheidung der Verwaltung), begleitende Prüfungen (im laufenden Umsetzungsprozess) oder nachträgliche Prüfungen (nach Abschluss einer Verwaltungsmaßnahme).

 

 
Zweckmäßigkeit


Der Grundsatz der Zweckmäßigkeit bzw. Effektivität des Verwaltungshandelns verlangt, „die richtigen Dinge zu tun“, also einen hohen Zielbeitrag zu leisten (Wirkungsorientierung). Hierfür ist es erforderlich, dass die Verwaltung bzw. die Politik (Rat) Ziele bestimmt . Das Ziel als Anlass für eine Handlung wird als Zweck bezeichnet. Ziele sind Voraussetzung für eine optimale Verwaltungssteuerung und für die Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns.