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Eröffnung des Zugangs für die elektronische Kommunikation

Die Kolpingstadt Kerpen bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Kolpingstadt Kerpen hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet.

Datenschutzhinweise

E-Mail-Adressen

Für eine gesicherte Datenübertragung steht ein Online-Formular zur Kontaktaufnahme mit eID-Funktion zur Verfügung oder die De-Mail-Adresse stadtverwaltung@stadt-kerpen.de-mail.de.

Für die sonstige elektronische Kommunikation per E-Mail ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

stadtverwaltung@stadt-kerpen.de

Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Sofern im Einzelfall E-Mails von diesen Absendern verschickt wurden, ist der elektronische Zugang auch für diese Adressen für den aktuellen Vorgang eröffnet.

Dateiformate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung Kerpen versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt vorkommenden Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • Nur-Text-Dateien (.txt)
  • Microsoft Word von Version 95 bis Version 2010 (.doc und .docx)
  • Microsoft Excel von Versoin 95 bis Version 2010 (.xls und .xlsx)
  • Microsoft Powerpoint von Version 95 bis 2010 (.ppt und .pptx)
  • Bilddateien der Formate .jpg, .gif, .tif und .bmp
  • ZIP-komprimierte Dateien (.zip), die die oben aufgeführten Dateitypen enthalten

Wenn Sie andere als die oben genannten Dateiformate verwenden wollen, stimmen Sie dies bitte vorher mit dem Empfänger bei der Stadtverwaltung Kerpen ab. Andernfalls kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Ausführbare Programmdateien (z. B. .exe, .bat, .pif, .com) können als Mail-Anhänge gar nicht verarbeitet werden.

Verschlüsselung und elektronische Signaturen

Die Stadtverwaltung Kerpen empfängt auch verschlüsselte E-Mails. Hierfür vorgesehen ist ausschließlich das Postfach stadtverwaltung@stadt-kerpen.de. Es können nur verschlüsselte E-Mails nach S/MIME-Standard empfangen werden. Wenn Sie uns eine verschlüsselte E-Mail senden möchten, benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel des Postfachs stadtverwaltung@stadt-kerpen.de. Um diesen zu erhalten, senden Sie uns eine entsprechende Anfrage an stadtverwaltung@stadt-kerpen.de. Wir senden Ihnen daraufhin eine mit S/MIME signierte E-Mail zu. S/MIME-verschlüsselte E-Mails werden nur angenommen, wenn diese ebenfalls mit S/MIME elektronisch signiert oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 3 Abs. 1 EGovG NRW versehen sind. Wenn Sie selbst nicht über ein S/MIME-Zertifikat oder eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen, können Sie für vertrauliche Informationen das Online-Formular zur Kontaktaufnahme verwenden, dessen Inhalte ebenfalls verschlüsselt übertragen werden.

Nicht verarbeitbare E-Mails

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dies kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedinungen ausgelöst werden.

Die oben genannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Kerpen und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden.